Ein Guide von der Antragstellung bis zur Projektdurchführung

Wir geben Ihnen im Folgenden einen Überblick zu wichtigen Schritten von der Antragstellung eines drittmittelfinanzierten Forschungsvorhabens bis zum erfolgreichen Projektabschluss. Von der Planung bis zur Umsetzung eines Forschungsprojektes unterstützen Sie Mitarbeiter des Servicezentrums Forschung und Transfer, des Rechtsamtes, der Personalabteilung und Finanzabteilung.

 

Von der Idee zur Antragstellung

Zu Beginn Ihres Projektes stehen Sie vor der Herausforderung,

  • die geeignete Fördermöglichkeit für Ihre Projektidee zu finden,
  • sich mit Kooperationspartnern zu vernetzen,
  • die inhaltliche und strukturelle Realisierbarkeit des Projekts zu prüfen,
  • einen Projektantrag, gegebenenfalls mit einer Verwertungsstrategie Ihrer zu erwartenden Projektergebnisse zu entwickeln,
  • einen Zeitplan für die Antragstellung zu erarbeiten.

Wenden Sie sich bitte an Ihre AnsprechpartnerIn Forschungsförderung, damit wir Ihnen bei diesen Aufgaben behilflich sein können.

Hier finden Sie nähere Informationen zu ausgewählten nationalen, europäischen und internationalen Förderprogrammen:

Antragstellung

Bei der Antragstellung sind je nach Forschungsvorhaben bestimmte Regeln zu beachten. Sie finden die Förderrichtlinien zu den verschiedenen Maßnahmen auf den Internetseiten der Förderer. Wir stehen in engem Austausch zu den Projektträgern und können Ihnen weitergehende Programm-Informationen und Unterstützung bei der Antragstellung geben.

  • Wer ist Antragsteller?
    Bei vielen Förderprogrammen (z.B. BMBF, Land, EU) fungiert die FSU Jena als offizieller Antragsteller. In solchen Fällen ist mit der Antragstellung das Einverständnis der Universitätsleitung Voraussetzung für die Einreichung des Antrags. Setzen Sie sich daher rechtzeitig mit Ihrer AnsprechpartnerIn Forschungsförderung in Verbindung. Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung aller notwendigen Antragsunterlagen.

  • Nachwuchswissenschaftler als Antragsteller
    AntragstellerInnen mit einer befristeten Anstellung an der FSU Jena müssen ihren Anträgen folgende Formulare beilegen:

  • Koordinierte Anträge
    Wenn Sie planen, ein größeres Forschungsvorhaben (z.B. der DFG, des BMBFs oder der EU) zu koordinieren, können Sie als Unterstützung für die Antragstellung beim Vizepräsidenten für Forschung eine Poolstelle beantragen.
  • Internationale Anträge
    Wenn Sie Anschubfinanzierung für einen Antrag mit europäischen und internationalen Partnern bei einem europäischen oder internationalen Förderprogramm benötigen, wenden Sie sich bitte an Frau Dr. Mareile Knees, die Koordinatorin des EU-Referenten-Netzwerks der Thüringer Hochschulen.
  • Auftragsforschung
    Wenn Sie Forschungsarbeiten für Dritte (z.B. Unternehmen, Stiftungen, Ministerien, andere Forschungseinrichtungen etc.) durchführen wollen, setzen Sie sich bitte rechtzeitig mit Ihrer  AnsprechpartnerIn Forschungsförderung in Verbindung.

Budgetplanung

Es ist wichtig für Ihre Budgetplanung, die einzelnen Kostenpositionen so konkret wie möglich zu berechnen und für die einzelnen Positionen die Beantragung der Finanzmittel möglichst plausibel zu begründen.

Wir unterstützen Sie bei der Gestaltung und Finanzplanung Ihrer Anträge. Kontaktieren Sie Ihre AnsprechpartnerIn Forschungsförderung, wenn Sie Fragen zu den verschiedenen Kostenkategorien, z.B. Personal, Geräte, Verbrauchsmaterial, Reisekosten, Veranstaltungen etc. haben.

Je nach Förderer müssen Sie bereits bei der Antragstellung Angebote für geplante Geräte beilegen. Wenn Sie große oder spezielle Investitionen planen (Großgeräte, spezielles Equipment, große Mengen an Verbrauchsmaterial von einem Anbieter) sollten Sie sich bereits frühzeitig mit der Abteilung Einkauf in Verbindung setzen.

Selbstverständlich können Sie uns vorab Ihre Kostenkalkulation zusenden. Wir prüfen und optimieren diese gern.

Auftragsforschung

Für die Planung eines Auftrags oder einer forschungsnahen Dienstleistung für ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung sind eine Kostenkalkulation und in den meisten Fällen der Abschluss eines Vertrages über wissenschaftliche-technische Zusammenarbeit erforderlich. Wir unterstützen Sie bei der Kalkulation der Angebote und bei der Vertragsgestaltung gern.

Achten Sie bitte darauf, dass Sie immer die aktuelle Kostenkalkulationsvorlage nutzen. Wir senden Ihnen die notwendigen Kalkulationsvorlagen gern zu. Weitere Angaben zur Kostenkalkulation finden Sie in unserem Leitfaden zur Projektkalkulation bei wirtschaftlichen Tätigkeiten im Verwaltungshandbuch HanFRIED im Ordner "Servicezentrum Forschung und Transfer".

Vertragsmanagement

Bei Kooperationen mit mehreren Partnern ist in der Regel der Abschluss eines Kooperationsvertrages notwendig. Das Rechtsamt und das Servicezentrum Forschung und Transfer der FSU Jena verfügt über Musterverträge für die meisten Kooperationsformen.

Setzen Sie sich daher rechtzeitig mit Ihrer AnsprechpartnerIn im Team Forschungsförderung in Verbindung, damit wir Sie bei der Vorbereitung und Gestaltung des Vertrages unterstützen können.

Auftragsforschung

Wenn Sie Forschungsarbeiten für Dritte (z.B. Unternehmen, Stiftungen, Ministerien, andere Forschungseinrichtungen etc.) mit einem Auftragswert von über 5.000 € durchführen wollen, ist zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer ein Vertrag abzuschließen, der die Leistungen des Auftrags definiert und die Bedingungen der Zusammenarbeit regelt. Die Vorlage dazu erhalten Sie auf Anfrage bei Ihrer AnsprechpartnerIn im Team Forschungsförderung.

Alle Verträge werden durch Frau Dr. Anja Schlage im Rechtsamt geprüft und müssen grundsätzlich durch den Kanzler der FSU Jena unterzeichnet werden.

Weitere Informationen zur Planung der Auftragsforschung und zur Vertragsgestaltung finden Sie in unserem Leitfaden zur Projektkalkulation bei wirtschaftlichen Tätigkeiten im Verwaltungshandbuch HanFRIED im Ordner "Servicezentrum Forschung und Transfer".

Projektbeginn

Mit Eingang des Zuwendungsbescheides können Sie Ihre Projektarbeit beginnen. Wenden Sie sich bitte an das Sachgebiet Drittmittelverwaltung, um ein Drittmittelkonto für Ihr Projekt anlegen zu lassen. Das Sachgebiet Drittmittel kümmert sich um die Mittelabrufe und unterstützt Sie bei Fragen zur Projektabwicklung.

Zur Einstellung von drittmittelfinanziertem Personal wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung. Die entsprechenden Einstellungsunterlagen für wisschenschaftliche MitarbeiterInnen finden Sie hier. Da die Einstellungsverfahren vier bis sechs Wochen in Anspruch nehmen können, denken Sie bitte rechtzeitig daran, die Einstellung von Drittmittelpersonal mit der Personalabteilung zu planen. 

Denken Sie daran, dass Sie bei der Beschaffung von Geräten und großen Mengen Verbrauchsmaterial an die geltenden Ausschreibungsregularien gebunden sind. Setzen Sie sich daher bitte frühzeitig mit der Abteilung Einkauf im Dezernat Finanzen in Verbindung, bevor Sie Großgeräte, spezielles Equipment oder große Mengen an Verbrauchsmaterial von einem Anbieter bestellen.

Auftragsforschung
Der Nachweis von Personalkosten, die im Rahmen der Auftragsforschung in Rechnung gestellt werden, erfolgt über Stundennachweise. Am Ende jedes Jahres bzw. mit Auftragsende sind diese Stundennachweise im Dezernat Finanzen zur Projektabrechnung einzureichen. Informationen zur Abrechnung der Auftragsforschung und zur Rückerstattung von Erlösen aus der Auftragsforschung erhalten Sie von Frau Sabine Reiber.

EU-Projekte
MitarbeiterInnen, die anteilig aus mehreren Drittmittelprojekten oder über den Haushalt finanziert werden, müssen im Rahmen von EU-Projekten Stundennachweise über ihre gesamte Arbeitszeit führen. Die Formulare schickt Ihnen Ihre Anspechpartnerin aus dem administrativen EU-Projektmanagement gerne auf Anfrage per Email zu.

Finanzmanagement

Das Sachgebiet Projektverwaltung/Drittmittel stellt Ihnen regelmäßig Finanzübersichten zu Ihren Drittmittelprojekten bereit und erstellt die notwendigen Verwendungsnachweise. Falls Sie Fragen hierzu haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechpartnerin im Sachgebiet Projektverwaltung/Drittmittel.

EU-Projekte
Bei der Abrechnung Ihres EU-Projekts unterstützt Sie Ihre Ansprechpartnerin des Sachgebiets: EU-Projektmanagement. Sie kontrolliert die Geldeingänge und die Projektausgaben und erstellt die Financial Statements (Form C). Des Weiteren erhalten Sie hier die projektbezogenen Timesheets.

Auftragsforschung
Reichen Sie bitte die ausgefüllten und unterschriebenen Stundenzettel zur Abrechnung der Personalkosten unmittelbar nach Projektabschluss oder bei Projekten, die vor dem 1. Januar des laufenden Jahres begonnen haben, bis zum 20. Januar des aktuellen Jahres bei Frau Sabine Reiber ein. Die Nachkalkulation (Erfassung der im Projekt tatsächlich entstandenen IST-Kosten) wird nach Projektabschluss auf Basis der eingereichten Stundennachweise und aller angefallenen Kosten im Projekt durchgeführt. Falls Sie Fragen zur Abrechnung und Nachkalkulation haben, wenden Sie sich bitte an Frau Sabine Reiber.